リモート勤務なITエンジニアが分報で気をつけること

2020.05.04

2020年になり誰もが予想しなかった速度で、人々の営みはオンライン上で行われるようになりました。もちろん仕事も例外ではありません。

そういった変化の中ではオンライン上のコミュニケーションがより重要になりました。仕事というコンテキストでいえば、Slack / Chatworkといったグループウェアでコミュニケーションを取られることが多くなっています。 こういった変化の前から導入していた会社・チームであっても、オンラインを中心とした働き方では今までと同じ方法は通用しません。そこで有用なのが分報です。

分報は一言で言えば「社内Twitter」です。詳しくは次のブログ記事を読むのがおすすめです。 仕事の進捗、躓いたこと、課題などを投稿していき、チームで共有していく文化といっていいでしょう。

Slackで簡単に「日報」ならぬ「分報」をチームで実現する3ステップ

分報、以前からも行われてきた取り組みです。しかし、非同期に進捗や悩みを書き込んでいく分報はフルリモート勤務に非常の相性の良く、今以上に利用するチームが増えるのではないかと考えています。

私は比較的オンラインで物事を進めやすいIT業界で、4年ほどリモート主体のお仕事をしています。その中でも分報を中心にコミュニケーションを取ってきました。そういった経験から、分報を使う際に気を使っている点を紹介します。

投稿するハードルを下げる

全社で加入するチャンネルや、部署内で加入するチャンネルと違って、分報の主は自分です。投稿することに抵抗を感じなくても大丈夫です。 仕事に関係するものでなくても、業務外の勉強会や、ブログ記事の共有、趣味で作っているものを投稿してもいいでしょう。

また、他の人の分報であっても気軽にemojiを付けたり、気になって事があればリプライを返しにいくといいでしょう。分報の文化が活性化すると、他の人の暗黙知や考えていることが表に出てくるのでより仕事がやりやすくなります。個人的にはSlackの絵文字で:+1, :eyes:をよく使います。特に:eyes:は見てる感を出すのにおすすめなemojiです。

ただ、分報が活性化してくると、個人的なタスクの依頼などを分報で受けるようになり、それが常態化することがあります。こうなるとチーム全体のタスクが見えにくくなるので注意が必要です。タスクの依頼であれば、全員が入るチームチャンネルのようなところで行うのがよいでしょう。

やってる感を出していく

リモート勤務をやっていて、言われるとちょっと面倒なのが「今どのぐらい進んでる？」「今何やってる？」といった進捗を把握したい人の言葉です。なんとなく疑われているような気持ちになってやる気を失わせる言葉だと思っています。そういった言葉を避けるためにも、自分からやっているタスクの進捗を共有していくといいと思います。

やっている感を出していくには、開始時にやることを宣言する、区切りのいいタイミングで進捗を報告する、つまずいていることを書いておく、終了時に次回稼働時にやることを書いておくのが有効だと考えています。 開始時には「今日は●●からやる」、終了時には「今日はここまで、明日は●●から」等の投稿をすると、朝仕事を始める際に何をやるか迷わず始められます。また、何をやったかが追いやすくなるので仕事の振り返りが行いやすくなります。区切りのいいタイミングでの進捗も重要で、自分は1,2時間に一回ぐらいを目安に投稿をするようにしています。

見落とされやすいですが、躓いていることを書いておくのもポイントです。 リモートワークで避けたいのが、「数時間苦戦したけど何も解決しなかった」という状況です。会社に出社しているのであれば「なんか頑張っている」というのが見えますが、リモートワークでは試行錯誤を見せることができません。 自分はそういった状況を避けるために、難しい仕事に取り組む時は、解決に必要そうなポイントを事前に書き込んでおき、途中途中で「何がネックで解決できていないか」を投稿しています。既にノウハウを持っている人が見れば解決策を書き込んでくれますし、ノウハウがなかったとしても「頑張っているんだな」という印象を持ってもらえます。解決が難しく、代替案を出す時もこういう試行錯誤を見せた上で提案すると通りやすくなったりします。

やってる感を出すことで、自分がしんどくなることを防ぎ、チームの人やマネージャーに不安を与えなくなります。特に顔が見えない状況では、不安になったり、他人に不信感を与えやすくなるので、こういった工夫で乗り切っていくといいでしょう。

情報量を上げる

仕事におけるコミュニケーションの方法には、対面、ビデオ通話（ex. Zoom）、テキスト（ex. Slack）がありますが、伝わる情報量は後にあげたものの方が小さくなります。 そうです、Slackでは、思ったより伝わる情報量は大きくありません。ビデオ通話をすればテキストで伝わらない情報を伝えることが出来ますが、テキストによる「非同期」というメリットが失われます。このデメリットを回避して、Slackで伝える情報量を上げるポイントは「画像」と「動画」をうまく使うことです。

特に覚えておきたい画像の活用法は2つあります。 1つ目は、スクリーンショットです。画面に写っている要素を画像にして共有する方法を覚えておきましょう。WindowsもmacOSもそれぞれOS標準でスクリーンショットを取る方法が用意されています。作っているものや、操作方法を伝える際に便利なのでぜひ活用しましょう。 2つ目は、テキストで伝えられない図を作って共有する方法です。これはPowerPointやKeynoteなどのプレゼンテーションツールを使ったり、SketchやFigmaのようなデザインツールを使って図を書き共有します。最初は難しいかもしれませんが、習熟すると手軽に図をかけるようになります。

これらの方法を覚えることで、ビデオ通話のようなお互いが時間の合わせる必要のある手段を用いずとも相手に情報を伝えやすくなります。もちろんビデオ通話が必要な場合もありますが、ぜひリモート・非同期であることを活かした働き方ができればと思います。

現在、親方Projectで「ワンストップ　オンライン生活」という合同誌を書いています。今回も湊川あいさんの素晴らしい表紙の本です。

Xでシェア